Препроводительная ведомость к сумке — бланк и образец заполнения

preprovoditelnaya-vedomost-k-inkassatorskoj-sumke1.jpgСдача денежной наличности организациями в банк может происходить и через инкассаторов. Они передают деньги с использованием специальной сумки. Перед тем как поместить в нее деньги, бухгалтерским работником предприятия оформляется препроводительная ведомость к сумке.

Как правильно подготовить документ

В данном случае используется унифицированная форма 0402300. Исправления в ней недопустимы, поэтому при наличии помарок придется переписать заново. Бумага состоит из трех частей, которые заполняются в момент инкассации:

  1. Сама ведомость – она укладывается в инкассаторский мешок вместе с денежными средствами.
  2. Накладная – передается кассиру, принимающему наличность. На бланке обязательно ставится подпись и печать инкассатора.
  3. Квитанция – остается в бухгалтерии организации. Эта часть также удостоверяется сотрудником инкассации.

Возникает вопрос, как заполнять три раздела, в чем между ними отличие. Все части ведомости содержат в себе аналогичную информацию. Удобнее вносить сведения через копировальную бумагу. Это позволит избежать тройного переписывания одних и тех же данных.

Пример заполнения

Допускается как рукописное, так и электронное составление формы. Образец заполнения демонстрирует последовательность внесения информации:

  1. В начале бланка записываются номер инкассаторского мешка и дата его формирования.
  2. После этого вносятся данные отправителя наличности, то есть наименование организации, сдающей средства. Для этого предназначена графа «От кого».
  3. В строке «Получатель» указывается адресат передаваемой суммы. Чаще всего это и есть само сдающее предприятие, то есть сведения в этой и предыдущей графе совпадают.
  4. В блоке «Дебет» вносится номер банковского счета получателя, «Кредит» – номер расчетного счета фирмы.
  5. Название банка с указанием его БИК.
  6. Сумма прописью и наименование источника ее поступления. Тут же рядом указывается сумма в цифровом формате, а источник вносится с помощью кода. При затруднении написания кода можно обратиться к кассиру за помощью. Чаще всего используется код 02 – торговая или розничная выручка.

Если деньги были получены разными путями, например, часть с выручки (02), а часть – в качестве оплаты займа (14), то сумма вносится с разбивкой согласно источникам переводов.Бланк снабжен и обратной стороной, на которой информация отображается в табличном формате. Графы таблицы следующие:

  1. Номинал банкнот или монет.
  2. Количество банкнот или монет каждого номинала.
  3. Сумма цифрами для каждого номинала, которая получается путем перемножения двух предыдущих граф.

Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк препроводительной ведомости к сумке .xlsСкачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке .xls

Когда и кем составляется ведомость

Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.

Зачем нужна ведомость

Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.

В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).

Порядок применения препроводительной ведомости к сумке

В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:

  • приходно-кассового ордера,
  • объявления на взнос наличными,
  • и препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).

Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

  • информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
  • номера счетов,
  • транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
  • источник прихода денежных средств,
  • дату перемещения.

Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:

  • клиента,
  • бухгалтерского работника
  • и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.

Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).

Сколько экземпляров имеет ведомость

Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):

  • первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
  • второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
  • третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.

Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.

Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.

Как быть если в документе допущены ошибки

Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.

Образец составления препроводительной ведомости к сумке

Вначале вверху пишется:

  • номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость,
  • дата составления документа (она должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение).

Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).

В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).

В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.

Следующее, что нужно вписать в документ:

  • названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
  • указать их БИК (банковский идентификационный код),
  • а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.

В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:

  • сумма (теперь уже цифрой),
  • символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
  • разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).

preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke-chast-1-800.jpg

На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:

  • количество банкнот, в зависимости от их номинала
  • и сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).

В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.

При транспортировке наличности из кассы организации в банк в обязательном порядке должен быть оформлен специальный документ – препроводительная ведомость к сумке. О том, как ее составить, читайте в этой статье.

Препроводительная ведомость к сумке

Препроводительную ведомость вкладывают в инкассаторскую сумку вместе с наличными средствами. В ней содержится информация о сумке, передаваемой в банк. Она формируется в трех экземплярах:

  • Первый вкладывается в сумку инкассатора вместе с наличными деньгами;
  • Второй экземпляр передается банковскому сотруднику, который отвечает за ведение кассовых операций. На нем обязательно должна быть проставлена инкассаторская печать;
  • Третий экземпляр препроводительной ведомости остается в самой организации, у ответственного работника, занимавшегося отправкой денег. На этой копии должна быть проставлена подпись инкассатора. На основании этой подписи заполняется кассовый журнал.

Во время заполнения ведомости нельзя допустить никаких ошибок. Если ошибка все же была допущена, ее нужно будет переписывать заново. Документы лучше всего заполнять через копирку. Благодаря этому экземпляры не будут отличаться друг от друга, а также это поможет сэкономить время.

Правила заполнения ведомости

Препроводительная ведомость должна заполняться в соответствии с установленными правилами.

Оформление лицевой стороны:

  • В поле «номер ведомости» ставят уникальный порядковый номер ведомости;
  • В строке «номер сумки» прописывается номер сумки инкассатора;
  • Обязательно указывается дата, когда происходит оформление ведомости и формирование сумки с наличными деньгами;
  • В графе «от кого» указываются реквизиты того, кто сдает деньги: если это ответственный работник, пишутся его инициалы, а если через инкассаторов – прописывается полное название компании, сдающей деньги;
  • В строчке «дебет» прописывают номер банковского счета, на который зачисляются деньги;
  • В поле «кредит» указывают счет получателя денег;
  • В графе «получатель» указывают название организации, на счет которой перечисляют наличность;
  • В строке «банк вносителя» пишут название и код кредитной организации, которая сдает деньги;
  • В поле «банк получателя» указывают название и код того банка, который получает наличность;
  • В строчке «источник поступления» пишут способ получения наличности и ее вид;
  • Обязательно указывается сумма сдаваемых денежных средств прописью;
  • Также должны быть указаны реквизиты компании, получающей наличные деньги (ИНН и КПП).

Заполнение правой части ведомости:

  • В поле «сумма цифрами» прописывают инкассируемую сумму;
  • В графе «по символам» пишутся символы приходных статей.

Заполнение оборотной стороны.

На оборотной стороне ведомости находится опись сдаваемой наличности:

  • 1 графа – номинал монеты или купюры;
  • 2 графа – число монет и купюр с данным номиналом;
  • 3 графа – общая сумма средств по данному номиналу (умножение показателей первых друг граф).

Бланк накладной заполняется точно так же, как и сама ведомость. Квитанция тоже заполняется аналогичным способом.

Бланк препроводительной ведомости

Скачать бланк.

Образец заполнения препроводительной ведомости

Скачать образец.

Из кассы компании наличные перемещаются в сопровождении документа под названием «препроводительная ведомость к сумке». Деньги собираются службой инкассации, которая находится в подчинении определенного кредитного учреждения или является самостоятельным подразделением.

Содержание

Правила заполнения

За оформление ведомости несет ответственность юридическое лицо, передающее денежные средства. Как правило, данная обязанность возложена на кассира компании.

Бумага необходима для фиксирования целостности содержимого сумки. Документ оформляется тремя блоками: ведомость, накладная, квитанция.

Ведомость прикладывается к сумке с наличностью, квитанция остается у фирмы-отправителя.

Если наличные сдаются в банк без сумки инкассатора, то оформляется объявление на взнос наличными.

Как заполнить форму 0402300?

Документ составляется в трех экземплярах:

  • для вложения в сумку;
  • для банковского кассира с печатью инкассатора;
  • для предприятия, отправившего наличность в кредитное учреждение.

Экземпляр, предназначенный для хозяйствующего субъекта, содержит подпись инкассатора и является основой заполнения кассового журнала.

Для проведения инкассации утвержден единый порядок. Ведомость заполняется по унифицированной форме ОКУД 0402300, ее применение обязательно.

Сведения, включающиеся в документ на лицевой стороне бланка:

  • уникальный порядковый номер ведомости;
  • номер инкассаторской сумки для перемещения наличности;
  • дата составления бланка (текущая) и формирование сумки с деньгами;
  • наименование предприятия, являющегося владельцем денежных средств и передающий их в банк;
  • название получателя денег, в чей адрес отправляется наличность (при зачислении из кассы на собственный расчетный счет, в наименовании получателя и отправителя фиксируется одно и то же юридическое лицо);
  • дебет — номер лицевого счета в банке;
  • кредит — расчетный счет получателя денежных активов;
  • передающаяся сумма наличности прописью и в цифровом варианте, копейки только цифрами;
  • банк вносителя — финансовая компания, обслуживающая передающие средства фирму;
  • банк получателя — банковское учреждение, принимающее наличность по поручению клиента для ее последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
  • реквизиты каждого финансового учреждения.

В качестве сведений об источнике поступления денежных средств прописывается: розничная выручка, средства, полученные от реализации продукции.

Обратная сторона препроводительной ведомости оформлена в виде описи наличности с разбивкой по столбцам:

  • номинал бумажных купюр и монет;
  • количество каждого указанного денежного знака;
  • суммарный результат всех денежных средств с разделением по номиналам.

Под таблицей расположен акт вскрытия сумки, в который вносит информацию банковский работник после ее вскрытия.

Ведомость должна содержать оригинальные подписи ответственных специалистов: клиента, сотрудника бухгалтерии (кассира), кассового работника кредитного учреждения, принимающего наличные средства.

Квитанция служит доказательством факта принятия наличных денежных средств инкассатором. Когда чемодан с ценностями передан инкассатору, он проставляет свой автограф и оттиск штампа.

Квитанция хранится у отдающей средства компании (в соответствии с письмом Банка России от 16.10.2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065). Накладная передается сотруднику инкассации.

Заверять печатью предприятия бланк не обязательно, с 2016 года предприятия на законодательном уровне освобождены от обязанности удостоверять свою документацию печатями и штампами.

Но если использование оттисков зафиксировано в учетной политике организации, то печать проставляется. Зачастую, невзирая на отмену данного требования, банки требуют наличия печати на документе.

При заполнении ведомости нельзя допускать помарок и исправлений. Обнаружив неточности, оформляется новый бланк. Хранится ведомость в течение 1 года.

Скачать бесплатно бланк и образец word

Скачать бланк препроводительной ведомости – ссылка.

Скачать образец заполнения формы 0402300 –excel.

Куда класть?

Ведомость остается внутри сумки, накладная и квитанция, входящие в единый комплект, — снаружи.

Последовательность заполнения ведомости к сумке:

  • заполнение сумки инкассатора осуществляется кассиром (материально-ответственным лицом), им же оформляется препроводительная ведомость, записывается сведения об инкассации и номер сумки;
  • после приезда инкассаторов, которые проверяют соответствие наличности указанной в ведомости, запечатывается чемодан так, чтобы пломбу нельзя нарушить без ярких примет его несанкционированного открытия;
  • сумка вскрывается только уполномоченными на эти действия лицами.

Важные нюансы

Бланк, сопровождающий материальные активы, ценности, имеет особый регламент заполнения, в связи с этим существует вероятность получения отказа в приеме бланка и наличности из-за ненадлежащего оформления или внесения поправок в документ.

Иногда при наличии подписанного договора по предоставлению инкассаторских услуг допускается использовать бланки с уже напечатанными сведениями, ее необходимо только дополнить размером передаваемых денежных средств и подписями.

Заполнение ведомости допускается при помощи использования компьютера, программного комплекса, а также вручную.

Все три части документа содержат идентичные сведения.

В рукописном варианте удобнее записывать информацию через копировальную бумагу, что позволяет сократить время заполнения ведомости и исключить тройного дублирования данных.

Препроводительная ведомость позволяет четко обозначить перевозимые денежные средства из кассы компании в кредитное учреждение, обеспечить их сохранность и неприкосновенность.

Если при передаче наличности в финансовое учреждение от инкассатора данные из ведомости не совпадут со средствами, полученными банковским работником, полная ответственность возлагается на перевозчика ценностей, то есть на сотрудника инкассации.

3 минуты на чтение 5 131 просмотровСодержание

При передаче наличности в банк нужно подготовить препроводительную ведомость к сумке, которая оформляется по определенным правилам.

[adinserter block=”1″]

Когда производится инкассация, данную ведомость необходимо оформляется в трех экземплярах.

  • Первый – должен остаться в организации
  • Второй – помещается в сумку для инкассации
  • Третий – отдается сотруднику банка

Инкассатор подписывает один экземпляр и отдает его обратно кассиру, подготовившему инкассацию. Из этого документа кассир вносит данные в особый журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и совершает нужные проводки.

Форма КМ-4 – скачать ;отчет форма КМ-6 – скачать; кассовая книга – КО-4 – скачать

Во время внесения данных в ведомость к сумке очень важно следить, чтобы все поля и графы были заполнены корректно, так как никакие исправления в документе не допускаются. Тем более ошибки. Сделав ошибку, необходимо снова внести данные в новый бланк.

Чтобы не ошибиться, желательно иметь перед глазами образец.

[adinserter block=”13″]

Данную ведомость можно заполнить от руки или вбить данные на компьютере. Если Вы заполняете препроводительную ведомость в ручную, то можно использовать копировальную бумагу, чтобы сэкономить время. В ведомости должны быть указаны все верные данные о сумме, которая передается в банк.

Существуют конкретные правила для заполнения этой ведомости.

Ниже приведены рекомендации и образец заполнения.

Как правильно оформить препроводительную ведомость:

  • В строку «номер ведомости» вносится порядковый номер документа.
  • В отведенное поле заносится номер сумки
  • В пункте «от кого» указываются данные о том, кто представляет организацию, передающую средства (ФИО полностью)
  • В строке «получатель» фиксируется название организации, которой передаются денежные средства. В случае, если наличность передается в банк с целью зачисления на расчетный счет самой организации, то следует вписывать тоже самое название организации.
  • Строка «дебит» – номер банковского лицевого счета получателя
  • Строка «кредит» – номер расчетного счета получателя
  • Денежная сумма прописывается цифрами. В графе «сумма прописью» денежная сумма фиксируется словами и должна обязательно совпадать с суммой, прописанной цифрами
  • Графа «банк вносителя» – наименование и идентификационный код банка, сдающего денежные средства
  • Графа «банк получатель» – наименование и идентификационный код банка, получающего денежные средства
  • Пункт «источник поступления» – указывается способ получения и вид денежных средств (средства, полученные от реализации товаров, выручка от розничной торговли и т.д.)
  • Обязательно нужно указать ИНН и КПП организации, которая получает наличность
  • С обратной стороны документа должна быть внесена опись сдаваемой наличности (номинал, количество, сумма в монетах и сумма в банкнотах).
Препроводительная ведомость к сумке – пример заполнения в формате Word
Препроводительная ведомость к сумке – бланк в формате Word

[adinserter block=”6″]

Читайте статьи которые помогу заполнить препроводительную ведомость к сумке:Форма КО-4. Кассовая книга;Форма КМ-6. Отчет-справка кассира операциониста;Форма КМ-4. Заполнение журнала кассира операциониста.

Нравится статья

134Рекомендуем похожие статьиОформление больничного листа (пошагово)

Документы

Аудит учредительных документов при формировании уставного капитала

Документы

Заявление о приеме на работу

Документы

Договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг: образец

Договора

Два образца анкеты для соискателя на вакансию

Документы

Форма ТОРГ-21 “Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции”

Акты

Используемые источники:

  • https://plategonline.ru/spravochnaya/ipoteka-spravochnaya/preprovoditelnaya-vedomost-k-inkassatorskoj-sumke.html
  • https://assistentus.ru/forma/0402300-preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke/
  • https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke
  • https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke.html
  • https://online-buhuchet.ru/preprovoditelnaya-vedomost-k-sumke/

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий